Согласие на КЭДО: как организовать процесс перехода

«Снизили издержки на 3 миллиона рублей и сократили трудозатраты на 70%» — и нет, это не заголовок про продажи и тайм-менеджмент, а статистика компаний, которые внедряли КЭДО. В этой статье разбираемся, как перейти на него без нарушений закона и синхронизировать с остальными процессами в команде, не тратя много времени (и денег) на переход на КЭДО. 

В материале рассказываем:

Кадровый электронный документооборот — это способ оформлять кадровые документы полностью в цифровой среде. Сотрудники подписывают договоры, заявки и приказы онлайн, а компания хранит их в системе, где всё быстро находится и не теряется. Такой формат ускоряет оформление, уменьшает количество ошибок и избавляет от кейсов в духе «ждем пока согласует Маша из совета директоров, но не можем сказать точные сроки».

Юридическую силу электронным документам придает электронная подпись. Она подтверждает, что подписывает именно тот человек, который должен, и делает электронную подпись равной рукописной. Благодаря этому компании могут выстраивать весь процесс без бумажных промежутков.

Но просто перейти на КЭДО по желанию работодателя невозможно. Закон требует получить от каждого сотрудника отдельное согласие на работу с электронными документами. Если человек его не даёт, компания обязана продолжать оформлять бумаги в привычном бумажном виде. И любое «электронное» действие без согласия легко оспорить.

Это письменное согласие — не формальность. Оно показывает, что сотруднику понятно, какие документы станут электронными, какая подпись понадобится, через какой сервис всё будет происходить. Без этого согласия переход на КЭДО будет бесполезным и нелегальным.

В российском праве нет единого документа, который бы полностью описывал правила перехода на КЭДО. Система складывается из нескольких законов, и каждый закрывает свою часть процесса. Поэтому перед внедрением важно понимать, что именно регулирует каждый из них и какие документы понадобятся компании.

Основой считается закон № 377-ФЗ, который обновил нормы Трудового кодекса и разрешил организациям переход на электронный кадровый документооборот переводить процессы в цифровой формат по собственному решению — без согласований «снаружи». Но переход на КЭДО должен быть оформлен официально: без локальных актов и согласия сотрудников не обойтись.

Федеральный закон об электронной подписи № 63-ФЗ устанавливает, какие виды электронных подписей существуют, как они применяются и в каких ситуациях электронный документ будет иметь ту же силу, что и бумажный. 

№ 152-ФЗ о персональных данных говорит, как компания должна хранить, передавать и защищать данные сотрудников внутри КЭДО-системы. На практике это означает, что выбранная платформа должна обеспечивать безопасный доступ и шифрование, а сами процессы — исключать утечки.

Чтобы перейти на КЭДО официально, обычно оформляют несколько документов. Кроме обязательных документов готовят: 

Это формирует понятную и прозрачную систему, в которой каждому сотруднику легко объяснить, как именно устроена работа.

Дальше разбираем, на что смотреть, чтобы выбрать систему КЭДО, которая закроет задачи бизнеса. 

Чтобы не переплачивать за лишние функции и не столкнуться с неожиданными ограничениями уже после запуска, нужно:

1. Понять, какие цели должна закрывать система. Перед поиском сервисов команда фиксирует, что ей нужно: только подписание документов или полный цикл — от шаблонов и согласований до хранения и аналитики. На этом этапе удобно составить короткий список обязательных функций. Такой подход помогает не увлечься «красивыми» возможностями, которые на деле не пригодятся, и выбрать платформу, которая решает реальные задачи компании.

2. Проверить, как устроена работа с электронными подписями. Каждая система работает со своими типами подписей: где-то поддерживаются только простые подписи, где-то есть неквалифицированные и квалифицированные. Это важно, потому что разные подписи подходят для разных документов. Если компания подписывает трудовые договоры или приказы об увольнении, система должна уметь работать с квалифицированной подписью. Этот момент лучше уточнять заранее — он влияет на соблюдение требований закона и на расходы.

3. Оценить удобство интерфейса для сотрудников. КЭДО используют не только HR и юристы, но и сотрудники, которые подписывают документы. Поэтому большое значение имеет то, насколько просто им разобраться в интерфейсе, отправить заявление или подтвердить ознакомление. Хороший признак — мобильное приложение: большинство сотрудников подписывают документы прямо с телефона, и это снижает количество задержек.

4. Посмотреть, как система интегрируется с внутренними сервисами компании. Есть КЭДО, которые работают с HR-платформой, бухгалтерскими системами или планировщиками в одном окне. Если вы пользуетесь обособленным решением, проверьте, синхронизируется ли оно с остальной инфраструктурой. Иначе есть риск утонуть в куче приложений и платформ.

5. Проверить, как организована поддержка и безопасность. Системы, работающие с персональными данными, должны иметь понятные правила хранения и защиты информации. Здесь важно, чтобы документы не терялись и были доступны только тем, кому положено. Еще оцените скорость поддержки: насколько быстро отвечает сервис и как решает вопросы, которые могут возникнуть во время внедрения. 

6. Протестировать сервис перед подписанием договора. У большинства платформ есть демо-доступ. Этот период помогает понять, как выглядит процесс изнутри: удобно ли настраивать шаблоны, как проходит согласование, насколько быстро отправляются документы. Часто такое тестирование сразу показывает, подходит ли система под стиль работы компании или лучше посмотреть другие варианты.

Перед работой компании обычно допускают несколько ошибок:

Ниже: разбираемся с подготовкой и этапами перехода подробнее.

Чтобы переход на КЭДО прошел плавно, используйте HR-платформу «МояКоманда» вышлите нам ТЗ, а мы дадим тестовый период, расскажем о функциях, поделимся шаблонами согласия работников для КЭДО и уже в первый месяц сделаем кадровый электронный документооборот стабильным процессом.