«Понимаю»: успешно перешли на кадровый электронный документооборот с интеграцией 1С:Фреш — экономия времени, автоматизация и безопасность в одном решении
7 мин
29.09.2025
Автор статьи:
Фатыхова Анна
Аккаунт-менеджер
«Понимаю» — платформа корпоративного благополучия, предлагающая программы поддержки сотрудников для эффективного решения их повседневных задач и проблем.
Масштаб бизнеса
- На рынке с 2016 года
- Более 1500 клиентов
- 1 500 000 пользователей
Задачи:
Интегрировать систему электронного документооборота с 1С:Фреш для повышения прозрачности и эффективности учёта
Создать удобное цифровое рабочее пространство для сотрудников, включая удалённых, с возможностью быстрого доступа к кадровым документам и корпоративной информации
Какие решения использовались:
Управление задачами
Опросы
Корпоративный портал
Заявки и процессы
Срок внедрения: 1 неделя
Команда внедрения: 2 человека
Компания с большой долей удалённых сотрудников смогла совершить полный переход от устаревшего бумажного документооборота к современной цифровой платформе. Уникальность решения — бесшовная интеграция с 1С:Фреш, которая полностью соответствует требованиям и реалиям российского бизнеса.
Кадровые процессы становятся быстрыми, прозрачными и автоматизированными, а сотрудники получают единое удобное пространство для работы и коммуникации. Это помогает снизить ошибки, сэкономить время и силы HR-специалистов, существенно повысив общую эффективность компании.
С интеграцией 1С:Фреш, вы получаете надежный, безопасный и масштабируемый инструмент, который растет вместе с вашим бизнесом и позволяет быть впереди в цифровой трансформации HR.
Кадровые процессы становятся быстрыми, прозрачными и автоматизированными, а сотрудники получают единое удобное пространство для работы и коммуникации. Это помогает снизить ошибки, сэкономить время и силы HR-специалистов, существенно повысив общую эффективность компании.
С интеграцией 1С:Фреш, вы получаете надежный, безопасный и масштабируемый инструмент, который растет вместе с вашим бизнесом и позволяет быть впереди в цифровой трансформации HR.
Проблемы прошлого и причины перехода на КЭДО
Проблемы прошлого и причины перехода на КЭДО
- Елизавета ЗагряжскаяHR-менеджерСотрудники писали заявления вручную, допуская ошибки с датами и количеством дней. Документы приходилось переписывать, а удалённые сотрудники не всегда могли подписать их вовремя, что приводило к задержкам и нагрузке на кадровых специалистов.
Первый опыт цифровизации
Первая попытка — система КЭДО — позволила отказаться от бумажных распечаток и сборов подписей, но отсутствие интеграции с 1С:Фреш и ручной ввод данных оставляли неудобства. Кроме того, отсутствие единой платформы снижало вовлечённость удалённых сотрудников, а корпоративные новости терялись в рабочих чатах.
- Яна ПетроваГенеральный директорМы избавились от бумажного документооборота, но интеграции с 1С:Фреш всё же не было, и кадровые специалисты вручную переносили данные — это создавало неудобства.
Выбор и внедрение
Идея объединить КЭДО с полноценным корпоративным порталом появилась из желания создать единое пространство для документооборота, коммуникаций и обучения:
- Елизавета ЗагряжскаяHR-менеджерС порталом все сотрудники, включая удаленных, получают доступ к корпоративной жизни, опросам, новостям, а на одной платформе удобно подписывать документы.
Внедрение было быстрым и не требовало сложных инструктажей, так как команда получила подробные инструкции и пошаговые гайды от технической поддержки:
- Елизавета ЗагряжскаяHR-менеджерВся подготовка была максимально простой, так как «МояКоманда» уже подготовила инструкции со скриншотами — я поделилась гайдами с коллегами и достаточно быстро подключила всех сотрудников к системе, загрузила шаблоны, настроила маршруты подписания.
Внедрение было быстрым и не требовало сложных инструктажей, так как команда получила подробные инструкции и пошаговые гайды от технической поддержки:
- Яна ПетроваГенеральный директорЭто большой плюс, что интеграция с 1С:Фреш есть. Многие провайдеры этого не делают, а для нас это критично.
Работа с электронной подписью
Основная сложность заключалась в том, что была связана с переходом на электронные подписи через Госуслуги и использованию УНЭП, который сопровождался тревожностью и страхами у сотрудников:
- Елизавета ЗагряжскаяHR-менеджерСотрудников пугал переход в госуслуги, страхи по безопасности и мошенничеству. Приходилось каждому объяснять, что это нормально, это безопасно и нужно сделать один раз.
Для преодоления этих страхов команда выстраивала индивидуальную работу с каждым сотрудником:
Такой индивидуальный подход позволил снизить тревожность и построить доверие.
- Объясняли, зачем нужна цифровая подпись и как она работает.
- Активная коммуникация с индивидуальным подходом. Особое внимание уделялось сопровождению процесса. Сотрудники получали поддержку на каждом этапе — от регистрации в Госуслугах до подписания всех документов: «Мы вместе открывали системы, помогали справляться с трудностями, например, если кто-то не помнил пароль от Госуслуг — уделяли время и относились с пониманием».
- Благодаря готовым подробным инструкциям со скриншотами, сотрудники смогли самостоятельно пройти процедуру без необходимости обращаться за помощью. Это значительно ускорило их адаптацию и уменьшило нагрузку на HR-специалиста.
Такой индивидуальный подход позволил снизить тревожность и построить доверие.
Итоги и преимущества
Универсальная платформа не только для кадрового электронного документооборота, но и для управления процессами, обучения и коммуникаций.
Особое признание получили:
Особое признание получили:
- Модуль «График отсутствий» — помогает управлять удалёнными сотрудниками и отслеживать отпуска, снижая риски прогулов
- Дашборд «Пульс компании» — поддерживает корпоративный дух через новости и поздравления
Уведомления о задачах на первый и последний день работы