StudyWorld: внедрение КЭДО как решение проблем удалённой работы в IT-компании

До внедрения HRM-системы данные о сотрудниках хранились разрозненно: кадровый документооборот вели в 1С, часть информации — в Excel и Google-таблицах. Коммуникация происходила в рабочем мессенджере, который не предоставлял возможностей для отслеживания и систематизации информации. Это приводило к дублированию данных, потере времени и усложняло процесс найма, переводов и увольнений сотрудников.

Примерно 80% процентов сотрудников компании работают удалённо. Процесс подписания документов с ними стал сложным, долгим и дорогостоящим. Возникли значительные затраты на курьерские службы, участились случаи потери документов, и как следствие, стресса всех участников процесса.

Продолжать работу в таком режиме стало невозможно, поэтому руководство осознало необходимость кардинальных изменений. Важную роль сыграло стремление сохранить имидж современной IT-компании. Инициатором отказа от бумажной документации и внедрения современных технологий стала руководитель HR-службы. Преимуществом оказалось наличие платформы, где уже вели внутренний учёт. Это и облегчило переход на электронные процессы.

После тщательного анализа менеджмент компании пришёл к выводу, что внедрение кадрового электронного документооборота является оптимальным решением. Благодаря HRM-платформе, компания StudyWorld смогла автоматизировать процессы документооборота и подписания документов с сотрудниками. В свою очередь эффективно решить проблему внешних коммуникаций и централизовать управление документами.

Важным этапом стала адаптация сотрудников к платформе:

HR-отдел организовал процесс миграции данных в новую HRM-платформу и отвечал за перенос и верификацию персональных и рабочих данных каждого сотрудника. Этот этап, предшествующий внедрению электронного документооборота, был успешно завершен в марте 2025 года.

Следующим шагом стало вовлечение сотрудников в использование платформы.

HRM-платформа стала важным инструментом для решения этой проблемы. Теперь каждый сотрудник может легко узнать, кто работает в его команде, а также ознакомиться с коллегами из параллельных или смежных проектов. Это способствует формированию чувства общности и укреплению командного духа, даже несмотря на географическую удаленность и участие в разных проектах.

Одним из ключевых моментов внедрения стало одновременное подключение HRM-платформы и рабочего мессенджера VK Teams, который уже интегрирован в «Моя Команда». Компания StudyWorld нуждалась в комплексном решении, так как старый рабочий чат не интегрировался с новой HRM-системой. Поэтому от прежнего отказались и одновременно перешли на VK Teams.

Внедрение происходило постепенно. Сначала HR-отдел тестировал систему самостоятельно, моделируя различные ситуации. Главной задачей было отладить все процессы до мелочей. Сотрудники HR-отдела анализировали, как работают задачи, кто должен быть ответственным, наблюдателем, утверждающим. Этот процесс занял много времени и, как отмечает HRD компании, был непростым.

Несмотря на то, что связка сервисов простая в настройке, возникли сложности, связанные с человеческим фактором. Одним переход дался легко, другим — сложно или с нехваткой времени. Например, ТОПам требовался особый подход. Им предоставили готовые решения, требующие минимального количества действий. Таким образом, HR-отдел разработал разные подходы для всех групп сотрудников: для своего отдела, для работников и для топ-менеджмента.

В результате отдел персонала успешно «подружил» всех с новой HRM-системой. С переходом на КЭДО (кадровый электронный документооборот) стали очевидны еще большие возможности платформы. Специалист по кадровому делопроизводству особенно отмечает удобство настройки уведомлений в Telegram-боте, которые дополняют электронную почту. Для сотрудника, занимающегося кадровым учётом, крайне важно получать уведомления обо всех событиях, чтобы не пропустить ничего важного — это напрямую связано с выплатами заработной платы, отпускных и больничных.

Для успешного внедрения HRM-платформы необходимо было детально изучить её функциональность, адаптировать под особенности компании и решить возникающие проблемы. На начальном этапе внедрения сотрудники активно взаимодействовали со службой поддержки, выясняя, почему те или иные функции работают по-разному. Благодаря тесному сотрудничеству, все вопросы были решены, и платформа заработала в полную силу.

В компании управление HRM-платформой централизовано в HR-службе.